Ideas para impulsar nuestras asociaciones

Cualquier iniciativa colectiva en la que nos podemos involucrar necesita, para que los recursos de los que dispone se enfoquen en impulsar sus fines, en conseguir sus objetivos fundacionales, el por qué de su existencia:

• estructura que le de cauces a la actividad y que facilite las gestiones.
• personas, motivadas y suficientemente competentes en el contenido y en las herramientas necesarias que se usan.
• capacidad de diálogo entre las personas, para ser capaces de tener distintos puntos de vista y generar e impulsar nuevas ideas sin que nadie se sienta excluido.
• técnicas de inteligencia colectiva. Conocimiento y manejo de herramientas, en lugar del debate clásico.

Si quieres saber más sobre cómo funcionan las asociaciones de forma habitual y cómo mejorarlas, continúa leyendo …

No afianzar lo anterior supone (en general):

• Falta de Estructura. Tiempo dedicado a conversaciones que no terminan de concretarse o fluir hacia otros grupos, esfuerzos que no fructifican lo que deberían.
• Falta de motivación o formación.
  • Personas competentes que terminan yéndose (o a veces ni acercándose cuando ven el ambiente) y dedicándose a sus asuntos
  • Personas menos dialogantes (o que no se dan cuenta de su propia incapacidad) que se asientan en la “estructura”. Si no lo conoces, echa un vistazo al Principio de Peter. En algunas organizaciones denominados “zorrocotrocos“.
• Falta de capacidad de diálogo. Enfrentamiento continuo, cansancio, malentendidos, hartazgo, … Se van los que se dan cuenta o los que pueden irse.
  Suele surgir no por mala fe, sino por falta de aprendizaje en nuestro sistema educativo y por falta de hábito en nuestra vida cotidiana (a pesar de que, como comentaré luego, hay muchos ámbitos personales en los que hay que dialogar y ceder; dictaduras pocas).
• Falta de Inteligencia Colectiva. Dispersamos los pocos recursos existentes, tirando de la asociación hacia la inexistencia o una marcha de mantenimiento.

Las motivaciones o el origen de estos malos hábitos las procuraré tratar en un artículo específico, enfocado a ver cómo hacer para superarlos y reconvertirlos a algo positivo.
Sólo como una pequeña muestra, como siempre sin ánimo de ser concluyente ni de tener razón al 100% (ni siquiera al 60-70%, como diría mi amigo JoseBa; así que no te opongas a mis argumentos, que ya me opongo yo en un 40-50% :-D)

• Falta de insistencia en estos hábitos dentro de nuestro sistema educativo, más concentrado en el contenido y en la técnica que en el “ser”. Conozco muchos profesores y profesoras que insisten lo que pueden en formar “buenas personas o ciudadanos”. Si te toca uno de ellos, ayúdale en lo que puedas, porque navegan contra corriente y eso cuesta.
• Falta de cultura en general sobre trabajo en grupo. No se si es el carácter mediterráneo, la vehemencia o el buen tiempo, pero nos cuesta ponernos de acuerdo. Quizá nos hacen falta varias generaciones en democracia para fomentarlo. Pero bueno, estamos aquí y vamos trabajando.
• Falta de conocimiento técnico, una vez adultos, de las herramientas necesarias para crear Grupo e inteligencia Colectiva.
• En mi opinión, o basado en mi experiencia profesional (que puede ser errónea, parcial o escasa), en España tenemos una cultura empresarial muy basada en la jerarquía (ordeno y mando), muy militar, y que aprovecha muy poco (o nada) la inteligencia de los grupos.
  Parece que las cosas sólo funcionan si obedeces al de tu estamento superior. Y eso ya hemos estudiado en el Principio de Peter cómo funciona 😀
  Alguien conocerá el chiste aquel de los contrasentidos o ideas imposibles como “Control de centrales nucleares con Windows 95”, “Guía de las Democracias Árabes”, “Tratado de Moral, por Bill Clinton” o “Inteligencia Militar”.
  Hay cosas que no casan mucho 🙂

Nombro algunos ejemplos de asociaciones, a las que espero poder aportar alguna idea útil entre tanto párrafo:

• Scouts 313 Guadalajara ASDE, iniciativa educacional para jóvenes, de ámbito local.
• Equo Castilla La Mancha, iniciativa política. Ámbito geográfico, comunidad.
• Servas, iniciativa social, movimiento pacifista que usa los viajes y el alojamiento como forma de conocerse mejor y aumentar el diálogo entre culturas. Ámbito nacional y mundial.

Indico estas tres iniciativas con las que, de una forma u otra, tengo algún tipo de vinculación. El motivo por el que vienen al caso para esta entrada es que tienen tres tipos de ámbitos geográficos: locales, comunidad y nacional-mundial, y sin embargo, sus problemáticas, por lo que yo conozco, son muy similares.

Hay unas motivaciones básicas para trabajar o colaborar en iniciativas políticas, sociales, culturales, empresariales, etc.

• algún tipo de retribución monetaria a cambio.
• sobre todo en el caso masculino, sensación de poder (dominio sobre las demás personas o entornos).
• sensación de pertenencia a un grupo, lo que aporta seguridad. A veces.

Con estos impulsos estas personas buscan cubrir necesidades.
Muchas veces ni ellos mismos-as saben por qué utilizan estas herramientas de comportamiento, ahora convertidas en fines:

• sentimientos propios de inseguridad, o aumentar su seguridad sin necesidad de que esté baja.
• situaciones-traumas personales venidos de lejos, a veces de la infancia. Aprendimos algo de pequeños que resolvía la situación, aunque fuera a corto plazo agravándola a medio, pero seguimos con esa solución.
• búsqueda de pertenencia a grupo, etc (véase Eneagrama, y seguro que hay otras técnicas para descubrir los motores de las personas).

¿Por qué algunos grupos funcionan bien, de forma natural, sin mucha formación?
Suelo poner de ejemplo las juntas (o grupos de coordinación) del Rincón Lento, Cine Club Alcarreño, Cine Forum Marchamalo, econoPlastas, Huerto Rico, …
Seguro que hay muchos más, pero es que no me da tiempo a participar en todos 😀

• Suelen ser locales. Distancias físicas cortas, lo que hace que compartamos el entorno, necesidades, actividades, etc.
• Lo anterior provoca reuniones físicas más frecuentes, donde puede argumentarse mejor, aclarar malos entendidos, hacer química personal, etc.
• Lo anterior provoca cañas después de las reuniones, donde ya se aclara todo lo que no se aclaró antes.
• Lo anterior de lo anterior provoca que nos veamos o tengamos amigos-conocidos en otras actividades que no tienen nada que ver con las originales. Esto nos da información lateral sobre las personas con las que tratamos directamente, información aportada por otras personas que les conocen mejor. Ayuda mucho.
• Y que también conozcamos con facilidad las motivaciones de cada uno (por aquello de ser muy locales).

Con todo lo expresado antes he querido describir, de forma general y breve, el origen de las situaciones en las asociaciones, o al menos cómo lo vivo yo.
Voy a pasar a relacionar estructuras que podrían ayudar a trabajar mejor.

Mimbres de los que partimos. Sin ningún ánimo de criticar ninguna postura. Todas me parecen loables y razonables, mientras no restemos a la asociación a costa de beneficio personal (monetario, por cuestiones de ego o cualquier otro).

• Personas bien intencionadas, que quieren devolver a la asociación parte de todo lo que sienten han recibido. La idea está bien, pero hay que detectar (el grupo y las personas mismas) si tienen formación o capacidad para hacerlo.
  Por defecto pienso que todo el mundo puede aportar algo; sólo hay que buscar-buscarle el sitio adecuado.
• Estructuras inexistentes o poco definidas o estables (dependen de las personas que las desempeñan) o muy estructuradas y a veces anquilosadas. A todos nos suena eso de que “la estructura lo bloquea todo”. Esto incluye personas que le han cogido el gusto a un sitio y no salen de ahí (o no dejan entrar o colaborar con otros).
• Personas sin formación técnica necesaria para manejar las herramientas de comunicación, difusión y gestión del contenido propio de su asociación.
• Personas con poca experiencia en creatividad, diálogo, cesión o consensos, de forma que integren las opiniones de todos, en lugar de crear enfrentamientos continuos.
• Distancias físicas amplias que reducen, dificultan o encarecen (y las llegan a imposibilitar) las reuniones presenciales. Las podemos hacer vía VideoConferencia (Skype, Google HangOut), pero hace falta conocer el software y cómo intervenir e interpretar los turnos amplios.
  Incluso en las iniciativas locales, nuestra agenda diaria hace que nos veamos tan poco o nada como si viviéramos a kilómetros de distancia; luego las tácticas que usaremos en las locales pueden asemejarse casi a las de ámbito más amplio.
• Todo esto provoca, de forma continuada, pérdida o pobre aprovechamiento de los escasos recursos de los que disponemos: personas, tiempo, ganas, recursos técnicos, etc.
• Un punto de vista que se expande, muchas veces con razón, es que “no sabemos o no saben (los otros, claro) trabajar en grupo”.  Una sensación de desasosiego, de pensar que toda esta inversión de tiempo ha servido para poco. Y nos retiramos de la asociación.

Y de aquí se llega a que las formas dictatoriales, pensamiento único o la empresa privada funciona mejor. En parte es cierto, pero sólo a corto plazo y dejándose en el camino los intereses y el respeto a muchos de los que participan.
Quiero dar la razón, al menos en buena parte, a mi amigo Juan Carlos, que insiste en que “el proceso es importante”. Conviene que intentemos integrar en lugar de eliminar a los disidentes. Y hay técnicas para eso.

EN GENERAL
Hoy día estamos más cerca gracias a Internet; luego mucha (por no decir cuasi toda) nuestra comunicación y gestión se basa en ella.
Pero eso también hace que pretendamos dialogar o debatir a través de herramientas que no fueron diseñadas para ello, así que toca formarse para ello.

COMUNICACIÓN (público) y GESTIÓN INTERNA (privado), en función del acceso adjudicado

En función de esto nos servirá de comunicación con la sociedad o de gestión interna del grupo coordinador y/o socios.
Suelo recomendar los servicios de Google (muy integrados y te resuelven buena parte de las situaciones). Pero léete “Desnudando a Google”, para saber con quién tratamos.

• Sitio web o blog, donde tener la información estable (la que permanece en el tiempo, la estructura) y la información coyuntural (la que hoy es noticia o tema de interés, pero no lo será en unos días). Esta información, para mi, se complementa con los eventos del calendario. Esto hace que los usuarios, al margen de si recibieron el correo o el WhatsApp, sepan que hay un sitio accesible en internet donde está la información más actualizada y relevante sobre cualquier tema que tenga que ver con la asociación.
  Usar WhatsApp o listas de correo interminables es ocultar la información en lugar de tenerla accesible para los usuarios.
  Blogger (la herramienta de blogs de Google) es buena para arrancar y entender los conceptos, pero los contenidos no son tuyos, son de Google (léete, si puedes, los términos del Acepto). Para aprender y experimentar, estupendo. Pero en cuanto te quieres lanzar, busca otra plataforma o gestor de contenidos, que te permita ser propietario de lo que ubicas en internet.
  WordPress tiene una curva de aprendizaje suave y una potencia suficiente.
  Joomla tiene mucha potencia, pero una curva de aprendizaje fuerte y un interfaz árido para no informáticos.
  • Alojamiento (hosting) y dominio. Tienen un coste muy barato y asumible por cualquier asociación. Sugiero que esté en castellano; te entiendes mejor con ellos. Yo uso DonDominio.
  • Documentos en la nube. Google Drive, DropBox, iCloud. La cuestión es que estén on-line, en internet, con diferentes tipos de permisos para que puedan acceder diferentes niveles de personas (en función de su implicación en la organización).
  • Calendario. Google Calendar. Mis amigas Irene y Belén están a punto de llamar al médico, del ataque de risa que les estará dando. Por el uso que hago de esta herramienta; mi punto de vista es que, si una actividad no está en el calendario, no existe (o al menos los integrantes de la actividad no la conocen). En una asociación, el calendario en internet es el punto donde está toda la información sobre nuestra actividad. Con él llegamos el grupo coordinador, los socios y el público en general.
    Nos sirve también para organizar las actividades del año; muchas de ellas se repiten todos los años y comparten plazos de ejecución, etc.
    Se pueden crear dos calendarios: uno público y otro de organización, para el grupo promotor.
  • Correo electrónico. Direcciones de correo ilustrativas de la tarea que corresponde (info, presidencia, vicepresidencia, tesoreria, secretaria, web, redessociales, etc) con el subdominio que corresponda (@gmail.com, @proyecto.com, etc)
  • Grupos de correo electrónico. Google Groups. Enviando un correo a una dirección de grupo, le llega el correo a todas las personas suscritas a él.
  • Foros. Versión más moderna de los hilos de correo electrónico. La ventaja de este sistema es que queda constancia y se lee mejor que en los correos electrónicos. Si se usan bien, son muy útiles a los fines:
    • Conviene que todos los usuarios usen el mismo canal y conozcan las reglas básicas de NetEtiqueta (comunicación y diálogo en internet).
    • Conviene que los moderadores agrupen y organizan bien las salas para que no se expandan cual universo infinito, y que moderen los comentarios y participantes que no respeten las normas básicas de NetEtiqueta.
  • WhatsApp. Tanto en forma individual como grupal. Llega a nuestro ordenador personal, el ordenador “for the rest of us” que llevamos todos encima, el móvil. Es un tipo de red social, pero no pretendas contestar mucho.
    • Su ventaja es la inmediatez, aunque eso va en contra de la profundidad de la conversación.
    • Sirve para comunicaciones rápidas, pero no pretendas comunicar algo importante, porque quedará sepultado en la lista de mensajes que habrá detrás.
    • También tiene el inconveniente de que muchos receptores “se ven obligados” a contestar algo. Un mensaje enviado, 20 contestaciones tipos “Gracias, Cool” o “No estoy de acuerdo, etc”

DIFUSIÓN

• Redes sociales. FaceBook, Twitter, Google+, WhatsApp.
  Como usuario, no me gustan nada. Véase “The social Network”La red social”, de David Fincher y Aaron Sorkin, un peliculón que explica la eclosión de estas redes y sus motivaciones principales. Aquí su banda sonora en You Tube, de nota también.
  Por desgracia, las redes sociales no sólo funcionan, sino que son la forma de llegar a muchas personas. funciona. Técnicamente son bases de datos relacionales (véase File Maker Pro, Access, MySQL), que difunden los datos que metes en ellas en otras bases de datos; esto quiere decir que tus datos se expanden por todo el universo virtual. Toma ya, que cada vez me gusta más el huerto. 🙂 y menos la tecnología.
• Actividades.
  • Definimos de forma clara y concisa los valores que defiende nuestro proyecto.
  • A continuación intentamos impulsar estos valores mediante actividades que no buscan el proselitismo (captación de socios) sino difundir valores que consideramos importantes, dándonos a conocer como asociación.
  • Realizamos actividades abiertas al público o en colaboración con otras asociaciones.
  • Ubicar en nuestro sitio web documentación sobre una actividad que funciona bien en una provincia, para replicarla o facilitarla en otras áreas geográficas (localidades, provincias, etc). Aunque es mejor que la actividad la imparta el ponente adecuado, podemos diseñarla mediante fichas o técnicas breves para que otras personas puedan impartirla, con una formación básica sobre el tema que pueden conseguirse por videoconferencia.
    Este sistema puede tener inconvenientes, pero la alternativa es asumir la logística (desplazamiento, problemas de agenda, coste, etc), lo que muchas veces llega a imposibilitar la actividad.
    Recuerda, lo mejor es enemigo de lo bueno.

TESORERIA

• Aunque es interesante mover una asociación a base de imaginación y ganas, sin necesidad de grandes financiaciones, tener un mínimo de presupuesto es interesante para garantizar la viabilidad del proyecto.
• Base de datos, respetando la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos), con la información de identificación y contacto de los socios.
• Cuenta corriente en una entidad cercana o con múltiples oficinas físicas, para facilitar las gestiones.
  • Titular, CIF de la asociación, para facilitar los cambios de personas sin necesidad de cambiar de cuenta.
  • Disponentes o autorizados. Aunque el manejo indistinto otorga comodidad, aumentan las posibilidades de tener tentación de hacer alguna retirada no conveniente o no dar excesivas explicaciones. Para evitarlo, mucho mejor disposición mancomunada (dos personas, tres son multitud y complican la operatoria diaria).
• Contrato de Banca Electrónica OnLine. Esto facilita mucho la gestión, evitando invertir tiempo en desplazamientos físicos a las oficinas y favoreciendo hacer todas las gestiones a través de la cuenta (dejando rastro de las operaciones e implicando siempre a varias personas).
• Remesas de Norma 19. Domiciliaciones bancarias.

AMPLIAR LA BASE DE PERSONAS QUE SE IMPLICAN EN EL PROYECTO
Para que cualquier proyecto funcione necesitamos personas ilusionadas, motivadas, competentes con capacidad de diálogo, que muevan el engranaje: preparen los reuniones, lleven a cabo las decisiones, hagan seguimientos, difundan o amplíen los contenidos, etc.

• Al proyecto le conviene que estas personas estén a gusto, para que sigan involucradas apoyándolo y para que otras personas se sientan invitadas a unirse.
• Lo contrario implica que no hay muchas personas implicadas, por lo que no resuelven bien la situación, y que cada vez que se acerca cualquiera es bienvenida con los brazos abiertos, tenga capacidad o no.

Una forma de aumentar esta base de personas implicadas es crear interés por pertenecer a los grupos promotores o coordinadores de las asociaciones.
Para no ser siempre los mismos, vamos. 😀

• Que los actuales se encuentren a gusto y despierten el interés de los demás. Conviene que haya alguna persona o puesto encargado de vigilar y mantener el buen ambiente. No se implica mucho en las tareas o posturas, sino que vigila que el respeto y el diálogo cunda. Hace de puente de comunicación entre personas que pueden tensarse más por sus posturas.
• Una estructura (de herramientas y personas) bien construida que les apoye en sus tareas. Para ello pueden usar técnicas de mejora y calidad de procesos, viendo cada error, problema o fallo como una oportunidad para mejorar los procesos y que no se vuelvan a repetir o minimizar sus efectos.
• Organigrama. Esta estructura debe estar expuesta en forma de organigrama gráfico en la web del proyecto, indicando el puesto, sus responsabilidades y tareas y la persona que lo desempeña. Si hay posibilidad de tener información emergente sobre el icono de turno, puede aparecer también qué personas han desempeñado ese papel en el pasado y durante cuánto tiempo.
  Esta herramienta sirve para saber en qué parte de la organización estás o puedes estar, o de quién dependes o quienes dependen de tus actuaciones.
• Formación básica sobre las herramientas técnicas y sobre dinámicas de creación de inteligencia colectiva. Esto atraerá a personas competentes o con ganas de serlo más.
  • Hablar en público.
  • Gestión de asociaciones.
  • Gestión de reuniones.
  • Tomas de decisiones.
• Dedicación al contenido relativo a la asociación. La estructura come muchas veces el tiempo y el esfuerzo, no recordando cuánto tiempo hace que no nos dedicamos al contenido por lo que estamos en este proyecto (educación, política, etc).
  • Charlas sobre algún tipo de valor que queremos potenciar. Pueden ser impartidas o facilitadas por personas del grupo coordinador, que dedican tiempo al contenido que les atrae del proyecto, aumentan su formación sobre el tema y se dan a conocer entre los socios (mejorando sus habilidades para hablar en público).
  • Características o valores que añadimos a cualquier tipo de actividad (juego, excursión, charla, dinámica, organización previa al desarrollo de cualquier actividad, etc).
    • En una película, podemos hacer un análisis previo o presentación, unas preguntas para que reflexionen o se fijen en alguno de los aspectos de la película. Podemos hacer un forum posterior. Y de paso hablar del consumo o de cómo comer sin digerir.
    • Hacer juegos de forma competitiva o cooperativa, valorando los sentimientos que nos generan cada uno de ellos y reflexionando sobre por qué tener sentimientos nos muestran características de nuestra forma de ser.
• Actividades lúdicas para las personas que luego trabajan juntas. Pueden ser de otras asociaciones, a las que se invita a grupos coordinadores de otros sitios. Incluirlas en los eventos de la asociación, para que el resto de los socios las conozca (y puedan incorporase también).
• Grupos de apoyo a los coordinadores. Hay puestos que tienen tareas muy específicas: vicepresidencia, secretaría, tesorería, moderación, buen ambiente, informática, actividades, etc.
  Podemos definir por escrito cuáles son sus responsabilidades y tareas

REUNIONES
Cuando la extensión geográfica es muy amplia (o es difícil vernos a nivel local) conviene:

• si hay reuniones físicas (que conviene que las haya de vez en cuando, para favorecer la química y relación entre las personas), distribuirlas por nuestro ámbito geográfico y diseñarlas para que sean un evento en esa zona: que asistan los socios o personas interesadas, quizá medios de comunicación.
  La idea es aprovechar una reunión de gestión (o cualquier otro motivo) para hablar de nuestro proyecto y sus valores.
  Esto tiene un coste en logística y transporte que intentaremos minimizar en lo posible (transporte compartido, presupuesto anual, alojamiento en casas de amigos, salas en Centros Sociales o asociaciones afines, etc).
• fijar una frecuencia de reuniones de gestión con antelación y publicarlas en el calendario, para que todos puedan combinarlo con su agenda privada.
• fijar las fechas, aproximadas o exactas, de las actividades del año, y publicarlas en el calendario. Esto facilita que se vayan concretando o haciendo anotaciones sobre ellas, en público o privado.
  Por ejemplo, el campamento de verano siempre se produce en verano, el próximo año y dentro de 10. Normalmente en las mismas fechas, luego podemos publicarlo ya para ir preparándolo (semana santa, verano, comienzo de actividades en Septiembre, navidades, asamblea general en el primer trimestre del año, etc).

REUNIONES DE GESTIÓN
Un debate abierto genera, por definición, mayor enfrentamiento y menor participación; su resultante suele ser una Distribución Normal o Campana de Gauss (en Wikipedia y en el concepto Early Adopters o Difusión de Negocios). Esto significa una polarización similar hacia cada una de las dos posturas dominantes.
Esto pasa mucho en partidos o reuniones políticas 🙁
¿Cómo creamos una reunión que genere mayor Inteligencia Colectiva? A continuación te hago un pequeño bosquejo, aunque tienes mucha más información en este artículo sobre Trabajar en Grupos Inteligentes
Tienes mucha más información en el libro “Grupos Inteligentes. Teoría y práctica del trabajo en equipo”, Fernando Cembranos y José Ángel Medina, Editorial Popular.

• Dividir el grupo grande en grupos más pequeños, entre 5 y 1o personas. Sólo con esto la participación aumenta de 1/3 (0,33) a 3/4 partes (0,75).
  Conseguimos que las personas con incontinencia verbal no colapsen a los demás y que las personas tímidas (pero con ideas igual de valiosas que los demás) tengan mayores oportunidades para participar.
  Aumentamos el tiempo de trabajo. Si hacemos tres grupos, multiplicamos el recurso tiempo por tres.
  Hay que preparar bien la puesta en común, para que las ideas generadas por los grupos pequeños sean bien transmitidas al resto de los grupos.
  De esta forma también conseguimos que más personas se entrenen en algunas funciones: moderación, secretaría, puesta en común, …
• Escucha inteligente.
• Reflexión previa.
• Cuchicheo.
• Tormenta de ideas. Mejor lo dejamos en “lluvia” 😀
• Trípode
• Hoja Libre
• Seis sombreros de pensar
• Informe blanco
• Informe crítico
• ixd idea desarrollo
• Pasado mañana (panoramas)
• Introducción del PO
• Revisión de supuestos
• Listado y secuenciación de tareas

MODERACIÓN
Todas las reuniones tienen una persona que hace la función de moderador; esto es irrenunciable. Lo que ocurre es que la mayor parte de las veces hay confianza suficiente para continuar sin esta función específica.
El moderador surge cuando se le necesita; el problema genera la necesidad de aportar una solución.
Como en todo es necesario, además de la buena intención, formarse sobre cómo desempeñar este papel tan importante para la buena marcha del proyecto.
Por un lado todos los participantes deben ser conscientes de la necesidad de autoregularse, y de que “nos pagan para resolver problemas, no para crearlos”.

COORDINACIÓN DE LOS GRUPOS
En preparación, porque esta parte es de la que menos idea tengo, así que, a formarse. 🙂
Una organización amplia debe tener algún sistema de coordinación entre los diferentes grupos.

• Jerárquicas, en las que las decisiones las toman un grupo de personas en lo alto de la pirámide, a veces formado por personas de los diferentes grupos territoriales y otras no. Aquí funciona el ordeno y mando típico de las empresas.
• Federales. Cada grupo tiene autonomía (total o parcial)